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  • ExcelマクロやVBAのスキルを高めても組織で評価されないならデータベース化すべき理由
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    日々、データ集計用のExcelファイルを更新されている皆さん。

    私たちはいったい、一日に何回ぐらいExcelを開いているのでしょうか?

    ふとそんな疑問が湧いてしまったのは、先日SNSを覗いていた時に流れてきた「Excelスキルが高くてみんなの役に立っているはずなのに、職場で評価されない」といった内容のトピックでした。

    ExcelマクロやVBAのスキルを高めても組織で評価されないならデータベース化すべき理由
    ExcelマクロやVBAのスキルを高めても組織で評価されないならデータベース化すべき理由

    そこでのやり取りには大きく2つの論点があって、「Excel集計作業が高い頻度で発生するならマクロやVBAのスキルを駆使して自動化するのはあたりまえ。」という意見が大勢を占めつつ、それに対して「共同作業や引継ぎがスムーズにできない属人化Excelなら安易に作らない方がいい。」といった意見がありました。

    ちなみに現在の私自身の職務では、部門のKPI(Key Performance Indicator:重要業績評価指標)を日次で更新してトレンドをおさえつつ、前年・前月との差異をチェックするルーティンで1ファイルを1日に数回開く程度。マクロやVBAはおろかsumやiferror以外にExcel関数のお世話になることもなく済んでしまっています。
    そんな私だからなのかもしれませんが、先の論点については「属人化Excelには反対」という意見に同意して「いいね」を投じました。

    それというのも、過去にまったく別の職務で属人化Excelを引き継いだ時の経験がその動機になるのですが、といっても引き継いだ直後のデータ環境が変わらないうちは全く問題がなかったのです。

    ところが、新年度になった途端にエラーメッセージが表示されるようになって、必要なアウトプットが出せない状態に陥りました。
    原因はいたってシンプルで、参照するデータの取得先に変更があっただけなのですが、エラーの出ているExcelのどこをどう変更すればよいか探すのに四苦八苦しつつ、修正しようにもメインタスクがあるからまとまった時間はとれず、あちらを直せばこちらでエラーという状況を繰り返しながら、結局は別のExcelファイルで手動更新を続けるという悲しい状況でした。

    最終的には同様の集計をしている他部門の業務を洗い出して、共通のデータベースをつくることで懸案の属人化Excelファイルとお別れすることができました。

    ~作成したご本人が幾多の試行錯誤を繰り返した上で完成に至ったプログラムほど、引き継いだ人間にとってやっかいなシロモノはない。~

    そんな個人的トラウマを思い出して「属人化Excelに反対」への賛同となったわけです。

    2019年11月/都内大手書店にて ~棚一面をExcel書籍が埋め尽くすの図~
    2019年11月/都内大手書店にて ~ 棚一面をExcel書籍が埋め尽くすの図 ~

    “私たちがなすべき事は、作業効率の向上ではなく事業利益の拡大”

    「属人化Excelに反対」とした理由のもう一つがこれでした。

    皆さんご存知、“手段と目的をはき違えないこと”ですね。

    もちろん、利益の拡大のために作業の効率を高めることは基本のキですし、効率化で空いた時間をより付加価値の高い作業や思考・判断の時間に振り替えられるのであればよいでしょう。
    ただ、私の場合は、KPIを記録する作業を行う中で「へぇー」とか「おっ」とかつぶやきつつ、想定外の変化が生じた時に対象数値を深掘りしたりしますので、今の作業を自動化すると問題発見の機会を失ってしまうという弊害があるため、集計作業自体の効率化は見合わせています。

    また、毎日30分の作業を5分に短縮できたとしても、空いた25分を利益の拡大に結び付けるのは至難の業と言わざるを得ません。
    あるいは、毎日25分×20日間=500分≒月8時間となって有給休暇1日にできるなら働き方改革としては万々歳になるのですが、残念ながら日次のルーティン=集計・トレンド分析作業は日をまたいでまとめることはできません。

    これが毎日25分×10ファイル=250分≒4時間/日なら話しは大きく変わってきますが、10個のExcelファイルを毎日1人で更新しているような方はまれでしょうし、もしいるのであれば、それはかつての私がそうしたように、Excelを自動化するよりもデータベースなど情報システム化した方が費用対効果も高い、すなわち“利益の拡大”に貢献できるのではないでしょうか?

    私のトラウマは、このような考え方で複数部門の多人数を属人化Excelから解放することに成功したわけですが、ExcelのマクロやVBAという専門スキルが役立つシーンが残っていることも十分認識しています。

    “ルーティンではなく随時発生するデータ加工なら属人化Excelも有効”

    随時発生の作業なら引継ぎの必要もないはずで、アウトプットまでのスピードを速めることは組織の利益にかなうはずですから、専門スキルを活かすTPO(Time Place Occasion:時と場所と機会)としても適しています。

    それでも、組織内で一人だけExcel専門スキルが高い場合には、データ加工の作業が集中してしまうことでその人が本来担うべき職務の時間が奪われるという問題が生じるので、その時は組織内のメンバーの職務定義やスキルセットを見直すなど、ちょっとした変革が必要になってきます。

    Excel集計のデータベース化・情報システム化という選択肢

    Excel集計のデータベース化・情報システム化という選択肢
    Excel集計のデータベース化・情報システム化という選択肢

    前述の通り、“利益の拡大”をなすべき事と考えていた私が属人化Excelをデータベース化・情報システム化しようと考えたのは、複数部門の複数人が同様のExcel更新作業を行っていることを知っていたからであり、そこに要している作業を人件費として消化し続けるより、情報システム化して属人化する余地もなくした方が費用対効果は高いというロジックが持てたことで、ざっくりとした試算を添えて稟議書も承認されました。

    1. ・Excel集計/みなし時給@2,000円×25分/日×10人×20日間≒月16万円
    2. ・情報システム化/構築費一式500万円÷5年・60ヶ月償却≒月8万円

    この差額≒月8万円の人件費には多少の増減はあるものの、単純なシステム化のROI(Return on Investment :費用対効果)は200%、今後同様のExcelルーティンが増えた場合も、属人化Excelに頼ることなくこのシステムでカバーできるので効果は高まる一方という結論にして判断を仰いだわけです。

    実際には、当時集計していたデータ自体は社内にあるもので、人事給与システムや財務会計システム、販売・在庫管理システムといった用途別の業務アプリケーションから取得するものがほとんどでしたから、情報システム部門や外注先のSIerさん(System Integrator:IT開発会社)が環境や構造を把握しているシステムということもあって、機能的な要件を含めても難易度の低いシステム開発でした。

    以上、かつての私と同じように属人化Excelに悩んでいる方は、情報システム部門に一度相談してみることをお勧めします。
    門前払いになってしまったら申し訳ないのですが、もし「すでに似たようなシステムあるから使えますよ。」なんて回答だったらハッピーなことこの上ないですし、さすがにそこまでは無理だとしても、令和の今なら何らかの形で解決方法が見つけられるはずだと思いますので。

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    外部サイトですがExcel書籍の著者が公開されている参考記事をご紹介

    セミナーもホワイトペーパーも不要という方にはおまけで恐縮ですが、ネットでみつけた下記の記事をご紹介しておきます。
    本当に必要なのは、エクセルマニアですか? | ダイヤモンド・オンライン


    シンプルに計算すればいいものを、わざわざ難しい関数やマクロを使って計算した結果、チームのメンバーはそれを見ても理解できず、混乱して数字から遠ざかろうとする。そんな最悪のケースが少なくありません。

    筆者は「エクセルマニア」と呼んでいますが、簡単な計算であっても、できるだけそれを自動で計算できるようにしようと、必要のないマクロをわざわざ使って、一気に計算する人たちがいます。
    気持ちはわからなくもないですが、エクセルマニアが作ったエクセルは、ほかの人にはわからないし、計算のチェックもできません。

    (中略)

    筆者はマクロを全否定しているわけではありません。どうしてもチームでマクロを使う必要が生じることもあるでしょう。そのときはマクロを使うべきです。
    ただし、その場合はチーム全員でマクロを使えるように、スキルアップに努めてください。

    大事なことは、チーム全員がスキルレベルを統一させ、独りよがりのエクセルによる計算ミスを防ぐことです。
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