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Excel業務自動化がもたらすワークスタイル変革! 現場部門の意識改革が業務効率化と組織活性化を生む!|東海EC株式会社様

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毎月120時間かかっていた集計作業が15時間に!

東海EC株式会社様は、電気設備工事・生産設備の自動制御という電気に纏わる領域から、近年では太陽光発電システムに対する計測・監視やモニタリング装置を提供する24時間遠隔監視サービスのASP展開にも取り組まれる、ECOに寄り添う企業活動を目指している総合エンジニアリング企業です。

導入メリット

  • 毎月120時間かかっていた集計作業が15時間に
  • 献身的なサポートと優れたユーザインターフェースによる短期間構築を実現
  • 現場部門の業務効率化と組織活性化を促進

背景

社内のIT化を推進するも、データ集計に120時間

東海EC株式会社では、リーマンショック以降の景気後退に伴う収益状況の悪化が顕著化する中、過去の成功体験や思い込みを断ち切り、いかに現在の経済情勢の変化に応じた新たな経営戦略を策定できるかということに課題を抱えていました。そこで2008年、ITによる業務改革と業務効率の向上を目指し、基幹データベースをはじめ、会計システム、勤怠管理など社内業務のIT化を推進していきました。

IT化推進により大幅な業務効率向上を達成した一方、会計システムや各基幹システムからの帳票作成やデータ分析の為の基礎データ集計業務を、Excelを利用した手作業で行っており、ここに月間約120時間という膨大な工数が掛かっていました。

そこで問題解決のため、2010年6月よりETLツール「Waha! Transformer」及び「Spreadsheet Adapter for Excelオプション」を導入し、集計作業の自動化を図りました。

Waha! Transformer導入以前の業務フロー

Waha! Transformer導入以前の業務フロー

選定理由

データ集計はExcel利用が必須

東海EC株式会社

東海EC株式会社
経営管理本部 情報G
グループリーダー
星野 雅彦 氏

2008年以降、社内のIT化を推進してきましたが社内にはまだ現行の業務内容を変更することに強い抵抗感を持つ者も少なくありませんでした。

そのため、まず以下の前提条件がありました。

  • 大幅な業務変更が生じぬようにデータ加工はExcelを利用する
  • データ加工のロジックを自分たちで容易に作成できること
  • 顕著に投資対効果が表れるものがいい

この条件を満たすいくつかの製品を調査しましたが、「Waha! Transformer」及び「Spreadsheet Adapter for Excelオプション」が持つ特徴である

  • Excelシートのデータに直接読み書きすることが可能
  • 優れた操作性で開発が容易
  • 国産ETLとして多くの導入実績を持ち、顧客から高い評価を得ている

を評価し導入することを決定しました。

構築

直感的なユーザインターフェースと献身的なサポート体制

開発スキルは数日のセミナーと実務を通じ、スムーズに習得することができたと思います。優れたユーザインターフェースにより直感的に操作することができました。特に現場部門においてはデータ加工業務にExcelをそのまま利用できることで、これまでと変わりなく業務が遂行できています。

実際のデータ集計基盤の構築時において非常に効果的だったのはユニリタのサポート体制でした。テクニカルな質問はもちろんですが、最初はデータの加工の知識が不足している為、加工方法がわからない。たとえば「AというデータをBというデータに加工したい」といったジョブ(Waha! Transformerを利用して作成されるデータ加工・処理の流れ)の作成方法まで丁寧に回答いただきました。

このような献身的なサポートと優れたユーザインターフェースとの相乗効果で短期間にデータ集計基盤を構築することができました。

Waha! Transformer開発画面

Waha! Transformer開発画面

導入効果

120時間を要していた集計作業が15時間に

「Waha! Transformer」のファイルトリガー機能を有効に使用することで、業務の自動化・高速化を実現しています。Excelシートの標準化を徹底し基礎データの品質を向上させました。ファイルトリガーで監視しているフォルダに標準化されたのExcelファイルを配置することで自動的にジョブが起動し瞬時に集計が終了します。
このようなデータ集計基盤の構築により月間約120時間の工数をかけていた集計作業は約15時間ほどに削減。人による作業は集計されたデータの最終確認のみとなっています。

2013年6月には「Waha! Transformer」の最新バージョンV4.2を導入したことで、以前に比べExcel集計における処理速度は約2倍に向上しました。それにより、ジョブ実行時間が短くなり、業務の生産性がさらに上がりました。

意識改革が本当の成果

さらに業務改革と効率向上の成功経験をさせることにより現場部門に業務改善に取り組む意識を強く持たせワークスタイルの変革を実現できたことが大きな成果です。業務改善が如何に自分たちの負荷を軽減するかを理解し、各人が業務効率の向上に取り組むようになりました。システム導入時には泣いて現状業務の維持を訴えた従業員もいましたが、現在では残業が減ったと喜んでいます。現場部門では最適な業務プロセスを求めて情報システム部に様々な相談をしてくれるようになりました。業務プロセスの最適化を図り、無駄な作業を減らすことで、本来専念すべき職務に注力することができるようになりました。

Waha! Transformer導入後の業務フロー

Waha! Transformer導入後の業務フロー

今後の展望・課題

さらなる業務自動化の推進に「Waha! Transformer」を活用

東海EC株式会社

東海EC株式会社
経営管理本部 経理・財務G
グループリーダー
三木 貴之 氏

「Waha! Transformer」を使用した業務自動化の実現を目指します。業務を「Waha! Transformer」のジョブに置き換え自動化する事で、業務の属人化を防止するとともに、社内の様々なシーンで業務工数削減が可能となることでしょう。

特にExcelの利用度が高い当社の現状を考えると、まだまだ自動化することで改善できる業務がたくさん残っており、「Waha! Transformer」の使用範囲の更なる拡大を検討しています。

これからもデータ加工の自動化を推進することで、社内に根付いた業務改善の風土を維持し、さらなる業務効率の向上を目指していきたいと考えています。

東海EC株式会社

  • 設 立:昭和31年1月
  • 従業員:100名(2011年7月現在)
  • 資本金:1億円
  • ホームページ : http://www.tokaiec.co.jp/
東海EC株式会社
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