データ加工・編集のプラットフォームとして1,200時間を超える工数削減を実現
株式会社アテナ 様

1968年の創業以来、 “届ける”ニーズに応える各種サービスを展開する株式会社アテナ。「便り(メッセージ)」を届けるメールサービスから、幅広い分野で顧客から「頼り」になるビジネスパートナーを目指した「たよりになる会社」を企業理念に掲げ、現在は高度化する顧客ニーズに応えるべく「たよりになる会社2.0」を掲げています。年間2億通を超えるDM発送実績を誇るメーリングサービスをはじめ、物流センターを活用した販促資材物流や通販物流を手掛けるロジスティクス、通販や各種キャンペーンの事務局運営およびアナログデータをデジタルデータに変換するデータ入力やコールセンター業務を提供するコンタクトサービス、オンデマンドプリントを手掛けるデジタルサービス、各種儀典業務を手掛けるナショナルフラッグなど、多方面に事業を展開。デジタル技術を駆使することで、社内業務のDX化はもちろん、顧客のDX支援も積極的に行っています。

そこで同社が注目したのが、顧客から依頼を受けたデータを加工・編集して必要なフォーマットに落とし込むメーリング事業のサービス基盤として、10年以上前から活用してきたETLツールの「Waha! Transformer」でした。そのきっかけとなったのが、Excelの読み書きやWebブラウザからの処理実行機能が新たなバージョンで実装されたことでした。「長年お客さまのデータを加工・編集して帳票に流し込む処理に使われてきた『Waha! Transformer』を、今度は属人化が課題となっていた社内業務に活かせるのではないかと考えたのです」と語るのは、ETLチームとして「Waha! Transformer」を利用してきたBTO部 副部長 岩谷 奈穂子氏です。

そもそも「Waha! Transformer」を導入したきっかけは、汎用機・メインフレームで開発されたCOBOLでのデータ加工処理を刷新した、レガシーマイグレーションにおける取り組みの一環でした。「『Waha! Transformer』を導入した数十年前当時は、社内に多くのCOBOL技術者を抱えていましたが、短期間での開発要求や人材確保の面など、COBOL開発での課題が顕在化していました。そこで業務システムのオープン化に伴って新たにデータ加工や編集が可能な環境を検討し、汎用的なETLツールとして『Waha! Transformer』を選択したのです」と岩谷氏。

同社では、複数のデータ加工・編集ツールも導入していますが、100万件を超えるデータ加工など高速な処理が求められる基幹業務においては、高速処理が可能な「Waha! Transformer」が最適だと語ります。「基幹業務で利用している『Waha! Transformer』の新たなバージョンで提供された機能であれば、Webブラウザからボタン1つで各種集計や帳票が簡単に作成できるようになる。現場の属人的な業務フローを『Waha! Transformer』で劇的に改善できることが期待されました」と目黒氏。

BTO部
副部長
岩谷 奈穂子氏

Access VBAでロジックを組み上げることも可能ですが、人材育成の面でも汎用的ではないと判断。「他のデータ加工・編集ツールも確かにローコードで利用できるものの、コードを書かずに処理することは正直難しく、メモリー展開なども意識して設計していく必要があるなど、人材育成の面からも統一した環境にはなりにくい。その点『Waha! Transformer』は、本当の意味でのノーコードツールとして、技術者を育成しながら社内のプラットフォームとして統一した環境が整備できる可能性を感じました」と目黒氏は語ります。

もともと同社では、社内のDX推進に向けてRPAを扱う部署「デジタルレイバーセンター」を2019年に設置していたため、RPAを用いた業務フローの自動化も検討されました。ただし、大量データの一括処理などRPAが苦手とする領域も多く、RPAと組み合わせながら活用できるツールが求められていました。「お客さまからお預かりするデータは項目数が多岐にわたっており、特定のデータレコード数を超えるとパフォーマンスが低下します。今回の取り組みでは、コアとなる処理は『Waha! Transformer』で、関係者への通知やメール送信など処理の前後で行うものはRPAで実施するといった組み合わせが最適だと考えたのです」とBTO部 部長 稲冨 陽介氏は説明します。

長年利用してきた「Waha! Transformer」だけに、社内のエンジニアで支援できる体制が構築できる点も大きなポイントでした。「既にお取引先のお客さまがデータ加工・編集ツール『Waha! Transformer』を導入しており、さらなる有効活用を目的とした操作研修の講師を岩谷が務めた実績があるなど、社内外に展開しやすい環境も評価しました」と稲冨氏。

結果として、DX推進に向けた業務改善のツールとして、「Waha! Transformer」が選択されることになったのです。

BTO部
部長
稲冨 陽介氏

2021年6月から社内の業務改善ツールとしてMicrosoft Azure上に「Waha! Transformer」を展開し、ETLチーム内に業務改善に向けた相談窓口を設置。要望に応じて各部署の業務をヒアリングしたうえでETLチームにて仕組みを整備していくことで、手作業で行われていた現場の業務を大きく改善することに成功しています。リモートデスクトップで接続する「Terminal Service（RDP）オプション」や、REST APIを利用してWebブラウザから実行可能な「REST Serverオプション」、Excelへの読み書きが可能な「Spread Sheet Adapter for Excelオプション」などを活用しながら、現在はETLチーム以外にも複数の部署で「Waha! Transformer」を用いた開発を行っています。また岩谷氏が中心となって基礎的な操作方法の動画教材を作成し、希望者には「Waha! Transformer」をより使いこなすための独自の研修も行っているほど。「Waha! Transformer」やRPAを活用して所属部署のDX活動の旗振り役として活躍できる人材を育てるべく、社内認定制度も創設しています。

実際に改善した業務例では、各拠点からの指示書別工数データ・時給データを集約して原価を割り出したうえで利益率を算出し、取引先や指示書別の売上総利益表を作成する業務などが挙げられます。丸一日かかっていた収支帳票の作成業務ですが、今では「Waha! Transformer」を基盤としてボタン1つで作成可能です。「すでに着手中のものも含めて47もの業務改善プロジェクトを進めており、わずか10カ月間で年間1,254時間の工数削減を実現しています」と目黒氏は高く評価します。他にも、CSVファイルを集約してExcel化する業務や外字をチェックする業務など、多方面で「Waha! Transformer」が業務改善に役立っています。

「Waha! Transformer」を活用して業務改善を行ったことで、繁忙期には特定の人に負担が大きくなっていた各種作業が効率化でき、心理的な負担軽減にもつながっています。「どうしても人に業務が張り付いてしまっていましたが、『Waha! Transformer』のおかげで誰もが効率的に作業できるようになったのは大きい。社内のDX推進にも大きく貢献しています」と目黒氏は高く評価します。処理の自動化によって作業ミスも軽減し、官公庁など厳しいプロセス管理が要求される顧客に対する品質管理・ガバナンス強化にも大きく貢献しています。

また社内業務だけでなく、顧客から寄せられた短納期の要望に関しても「Waha! Transformer」によって対応できる場面が増えるなど、営業的な側面でも大きな効果が得られています。「『Waha! Transformer』があることで、社内の雰囲気が変わってきています。今まで手作業で一生懸命やっていた作業が大幅に効率化できることの理解が広がり、RPAも含めて社内DXが大きく前進している印象です」と岩谷氏。

ただし、業務削減の効果が大きいだけに、「Waha! Transformer」での実績をうまく伝えていく工夫は必要だとBTO部 ETLチーム 堀井 俊裕氏は力説します。「社内に業務削減効果を知らせると、多くの部署から連絡いただけるなど反響は大きい。ただし、何でもできる“魔法の杖”のようなツールと思われないよう、『Waha! Transformer』で実行した後の成果物はきちんと検証してもらうようにお願いしています」。